Digitale Rechnungs-Verarbeitung und Dokumenten-Management für KMU in Tübingen und Umgebung

Papierbasierte Abläufe, lange Suchzeiten und unklare Freigaben kosten Zeit und binden Ressourcen. Mit einer modernen Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) können Rechnungen und Dokumente digital erfasst, strukturiert abgelegt und in definierte Prozesse eingebunden werden.

Wir unterstützen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bei der Auswahl, Konzeption und Einführung einer passenden DMS-Lösung. Dabei analysieren wir bestehende Abläufe und entwickeln eine strukturierte, praxistaugliche Umsetzung.

Revisionssichere Archivierung und GoBD-konforme Prozesse

Digitale Archivsysteme können dabei unterstützen, gesetzliche Anforderungen wie die GoBD einzuhalten. Dokumente werden nachvollziehbar gespeichert, versioniert und mit Protokollfunktionen versehen. Aufbewahrungsfristen lassen sich systemseitig abbilden und organisatorisch absichern.

• Strukturierte digitale Ablage von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Nachvollziehbare Speicherung mit Protokollierung
• Unterstützung bei der Umsetzung GoBD-konformer Prozesse
• Volltextsuche für effizientes Auffinden von Dokumenten

Die konkrete rechtliche Bewertung erfolgt stets unter Berücksichtigung der individuellen organisatorischen Umsetzung im Unternehmen.

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Rechnungen, die per E-Mail, als PDF oder als Scan eingehen, können digital erfasst und in einen definierten Freigabeprozess überführt werden. Zuständigkeiten und Prüfschritte lassen sich transparent abbilden.

• Digitale Prüfung und Freigabe – auch standortunabhängig
• Klare Zuständigkeiten und strukturierte Abläufe
• Nachvollziehbare Prozessdokumentation
• Reduzierung manueller Zwischenschritte

Gerade für Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitenden lassen sich Abläufe so transparenter und strukturierter gestalten.

Weitere Einsatzbereiche eines DMS

Neben der Rechnungsverarbeitung kann ein Dokumentenmanagement-System beispielsweise eingesetzt werden für Vertragsverwaltung, Personalakten, Angebots- und Bestellprozesse sowie eine zentrale digitale Dokumentenablage.

Welche Funktionen sinnvoll sind, hängt von den individuellen Anforderungen und bestehenden Prozessen ab.

Unsere Vorgehensweise

Wir analysieren deine bestehenden Abläufe, entwickeln ein geeignetes Konzept und begleiten die technische Umsetzung. Auf Wunsch unterstützen wir auch bei Schulung, Dokumentation und laufender Betreuung.

Kostenloses Beratungsgespräch

In einem unverbindlichen Beratungsgespräch (ca. 30 Minuten) besprechen wir deine aktuelle Situation, mögliche Lösungsansätze und den organisatorischen Rahmen einer Einführung.

Wenn du deine Dokumentenprozesse strukturieren und digital weiterentwickeln möchtest, vereinbare gerne ein erstes Gespräch.